Tổng quan
Sau khi sinh con ở Nhật thì có một số thủ tục và giấy tờ cần phải làm cho em bé trong một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày em bé ra đời.
Vào thời điểm làm các thủ tục giấy tờ, mình đã tham khảo trên rất nhiều website cũng như hội nhóm để chuẩn bị giấy tờ một cách đầy đủ nhất, tuy nhiên đôi khi vẫn còn nhiều chỗ thông tin đã cũ và chưa đầy đủ dẫn đến việc chuẩn bị nhiều giấy tờ không cần thiết.
Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ về các thủ tục và giấy tờ này theo kinh nghiệm của bản thân. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn.
Gia đình: Ba, mẹ, em bé mới sinh
Ba và mẹ đều làm nhân viên chính thức
Thời điểm làm giấy tờ: 12/2022
Thời gian làm: 3 ngày
Người đi làm: Papa
1. Liên quan đến thủ tục sau khi ra viện
Để làm thủ tục sau khi sinh con, khi ra viện chúng ta cần xin giấy khai sinh cho bé của bệnh viện, gọi giấy này là 出生証明書
出生証明書 có 2 mặt, 1 mặt là bệnh viện điền và đóng dấu, mặt còn lại là gia đình điền.
Mình có để ảnh bên dưới về cách điền giấy này cho mọi người tham khảo.
Liên quan đến 出生証明書 thì có nhiều bệnh viện chỉ cho phép phát hành 1 bản, tuy nhiên với lý do phải nộp cho 区役所 và 大使館, gia đình mình đã xin được 2 tờ.
Trường hợp chỉ xin được 1 bản, nhiều a/chị đã photo màu lại. Bản gốc nộp cho ĐSQ, bản màu nộp lên 区役所 cũng được chấp nhận, mọi người có thể tham khảo ý này.
2. Ngày thứ nhất: Đăng ký khai sinh và làm hộ chiếu cho con tại đại sứ quán Việt Nam tại Nhật
Địa chỉ: https://goo.gl/maps/SCMKzsCZzZw6nf5NA
Thời gian làm việc: T2-T6 9:30-17:00
Đây là hướng dẫn cho trường hợp lên làm tại ĐSQ Việt Nam tại Tokyo
Đăng ký khai sinh và làm hộ chiếu có thể lấy được luôn giấy tờ sau khi nộp (thời gian đợi để lấy giấy tờ phụ thuộc vào số người nộp hồ sơ ngày hôm đó).
Các giấy tờ cần có:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ
https://docs.google.com/document/d/1zg1J4aVDBfD6wGoS0_SCtteF4Fcp05bT/edit?usp=sharing&ouid=113339267100701488919&rtpof=true&sd=true
2/ Tờ khai xin cấp Khai sinh
https://docs.google.com/document/d/17ZmNyDWkeCK79bFh5BE56OSm7LisbCVM/edit?usp=sharing&ouid=113339267100701488919&rtpof=true&sd=true
3/ Tờ khai cấp hộ chiếu
https://docs.google.com/document/d/179cUS2JYZtUWd3KrEz5d-X0sMAu19ugS/edit?usp=share_link&ouid=113339267100701488919&rtpof=true&sd=true
4/ 02 ảnh màu, phông nền trắng, cỡ 3.5cm x 4.5cm, ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt.
4/ Giấy chứng sinh gốc có dấu đỏ (出生証明書)
https://drive.google.com/file/d/1yzpmk0WhGdI0_g4z1VEG8nUU_r-EPMgi/view?usp=sharing
5/ Copy Giấy chứng nhận kết hôn 2 mặt
6/ Bản gốc 住民票 của ba mẹ, không có tên con
7/ Copy thẻ cư trú của ba mẹ 2 mặt
8/ Copy Hộ chiếu trang 2 và trang 3 của ba, mẹ
****Không cần letter pack trong trường hợp lên nộp trực tiếp
Lưu ý:
- Về thời gian đến: ĐSQ làm việc từ 9:30 tuy nhiên 1 ngày chỉ tiếp nhận 100 hồ sơ nên mọi người nên tới sớm
7:30-8:00 để lấy số thứ tự. - Khi đến thì đi vào cổng nhỏ phía sau, lấy số thứ tự ở bên trong rồi đợi tới giờ mở cửa
- Trường hợp của mình đến vào thứ 2, loay hoay không biết cửa nào vào nên đến 9h10 mới lấy được số (4x) nên khi nhận kết quả là 16:45
- Lệ phí 16165円 cho 1 giấy khai sinh, 1 hộ chiếu, 2 bản sao
- Hộ chiếu cấp mới đã bổ sung nơi sinh ở trang số 5
- Trên trang chủ của ĐSQ cũng đã ghi rõ những giấy tờ trên chuẩn bị cho Trường hợp chưa đăng kí khai sinh tại cơ quan hộ tịch của nước ngoài vậy nên nếu bạn có chót nộp thêm 1 trong những giấy tờ sau (出生届け受理書 Thụ lý khai sinh, 住民票 có tên con…) thì đồng nghĩa với việc đã thuộc vào Trường hợp đã đăng kí khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản -> Chỉ nhận được BẢN SAO KHAI SINH/TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH
- Lượng hồ sơ nhận trực tiếp, kèm theo qua bưu điện trong 1 ngày khá nhiều mà số lượng cửa tiếp dân có hạn (2-3 số 1 đóng), mình cũng thấy cac a/chị làm việc rất đúng giờ và cố gắng nên mặc dù đợi hơi lâu nhưng cũng may mắn là hồ sơ đã làm xong trong ngày.
3. Ngày thứ hai: Đăng ký khai sinh trên 区役所
a.Làm thủ tục nhập khẩu cho con
Cần có
1/ Giấy đăng ký kết hôn (option: chỗ mình làm có hỏi do trên tờ 出生証明書 có ghi ngày ba mẹ kết hôn)
2/ Thẻ ngoại kiều của người đi làm
3/ Sổ mẹ con
Nhận về
1/ Sổ mẹ con có dấu xác nhận thụ lý
2 /Giấy thông báo nhập khẩu thành công có chứa 住民票コード (Mã này ko phải mynumber)
3/ 1 giấy thụ lý khai sinh (giấy này nộp trên 入館)
4/ 1 giấy 住民票 có tên cả nhà, chứa số my number của con
b.Đăng ký thẻ khám chữa bệnh miễn phí 乳幼児医療費助成
-医療券 (iryouken) Giấy này cầm kèm thẻ bảo hiểm của con khi đi khám
-Nếu khám ở trong tỉnh thì free, ngoài tỉnh thì cầm hóa đơn về tỉnh mình thanh toán
-Đơn đăng ký nhận khi làm xong thủ tục ở mục a. Nhận kết quả luôn.
c.Đăng ký trợ cấp cho trẻ em toàn quốc 児童手当
-Đây là khoản trợ cấp cho trẻ được nhận hàng tháng. Từ khi mới sinh đến 3 tuổi con được nhận 15.000 yen/ tháng. Từ 3 tuổi đến khi đi học tiểu học con được nhận 10.000 yen/ tháng (cho con đầu và con thứ hai), từ con thứ 3 trở đi được nhận 15.000 yen/tháng. Học sinh trung học được nhận 10,000 yen/ tháng.
-Thời hạn đăng ký: Trong vòng 15 ngày sau khi sinh
-Hồ sơ đăng ký nhận sau khi làm thủ tục ở mục a.
-Hò sơ bao gồm giấy đăng ký, ảnh 2 mặt my number của ba, ảnh sổ ngân hàng mặt chứa thông tin để xác nhận
-Tem 84 yên, dính vào gửi luôn
d.Đăng ký trợ cấp cho trẻ em của 区 nơi mình sinh sống 児童手当
-区 mình sống có hỗ trợ cho trẻ em, thủ tục như mục c, nộp tại 区 luôn.
e.Xin giấy 課税証明書、納税証明書 để nộp trên 入館
-Mỗi loại 1 tờ
f.Nhận giấy パンフレット liên quan đến lịch tiêm phòng
Tổng thời gian làm là 9:00-11:00
Mọi giấy tờ thủ tục cần điền, người ở 区 sẽ hướng dẫn chi tiết.
3.5.健康保険: Đăng ký làm thẻ bảo hiểm cho con
Thời hạn: Phải làm trong vòng 1 tháng sau khi em bé ra đời (nên làm sớm để khi đi khám 1 tháng cho con là đã có thẻ bảo hiểm)
Người đăng ký: Người đi làm có thu nhập trong gia đình. Trong trường hợp cả bố và mẹ đều đi làm thì đăng ký cho con theo bảo hiểm của người có thu nhập cao hơn.
Thủ tục chi tiết: Hỏi công ty nơi bạn hoặc vợ/chồng bạn làm việc, sẽ được hướng dẫn cụ thể.
Trường hợp của mình cần giấy 住民票 có mã mynumber của con, thông tin tờ khai theo format của công ty.
4. Ngày thứ ba: xin tư cách lưu trú trên 入館
Thời hạn đăng ký: Trong vòng 1 tháng sau khi sinh
Các giấy tờ cần nộp:
1/ Đơn xin tư cách lưu trú không cần dán ảnh
https://docs.google.com/spreadsheets/d/13-yUXoO09Yl5qwV3aAM1zD_sOD_vW627/edit?usp=sharing&ouid=113339267100701488919&rtpof=true&sd=true
2/ Phiếu trả lời câu hỏi 質問票
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QnuVefh1frH4pJn-hBdS0GkiRvXzZ9sy/edit?usp=share_link&ouid=113339267100701488919&rtpof=true&sd=true
3/ Giấy chứng nhận thụ lý thủ tục đăng ký khai sinh đã lấy trước đó tại 区役所 là 出生届け受理書 (shussei todoke juri sho)
4/ Phiếu công dân (住民票) bản ghi thông tin của bố, mẹ và con
5/ Copy sổ mẹ con mặt có dấu thụ lý ở mục 3a
6/ Hộ chiếu của con (nếu chưa làm xong có thể nộp sau)
7/ Copy thẻ cư trú 在留カード của ba và mẹ
8/ Copy hộ chiếu trang 2-3 của ba và mẹ
9/ Giấy chứng nhận làm việc của người đi đăng ký 在職証明書 (zaishoku shoumeisho) xin ở công ty
10/ Giấy chứng nhận nộp thuế 納税証明書 (nouzei shoumeisho) và 課税証明書 (kazei shoumeisho) của người đi đăng ký đã xin ở mục 3e
Hồ sơ sau khi chuẩn bị đầy đủ thì lấy số tại quầy B1受け
Nhân viên cục xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra giấy tờ, nếu thiếu thì sẽ yêu cầu bổ sung.
Nếu không có vấn đề sẽ đóng dấu チェック済み và hướng dẫn sang đợi ở cửa B5 ngay bên cạnh.
Nhân viên quầy B5 sẽ check lại 1 lần nữa và thụ lý, đưa trả lại 1 tờ điền địa chỉ nhà, tên ba vào rồi hướng dẫn ra đợi ở cửa B4.
Đợi ở cửa B4 tới số và nhận lại hộ chiếu của con kèm giấy xác nhận thụ lý hồ sơ.
Đến bước này thì hồ sơ bạn nộp cần đợi thời gian kiểm định, kết quả sẽ gửi về địa chỉ nhà và mình sẽ phải lên cục lấy 1 lần nữa.
Hôm mình lên cục xuất nhập cảnh là thứ 4, những tưởng như mọi lần thường rất đông (đặc biệt ở Tokyo), tuy nhiên khi lên thì không đông lắm. Thủ tục làm từ 9h-11h nhận phiếu thụ lý kết quả chờ ngày lên lấy tư cách lưu trú cho con. Phí xin tư cách lưu trú thông thường là 4000 yen nhưng con đầu được miễn phí.
—–HẾT—–